Cuando nuestra voz es la de la organización para la cual trabajamos

En la vida llegamos a desempeñar muchos roles, los consanguíneos, los de las agrupaciones que conformamos, los acordes a afinidad en gustos, los de amistad y los laborales. En estos últimos puede que llevemos más de una camiseta, y tengamos varios trabajos. Contrario a nuestros ancestros que se desenvolvían en un mismo entorno laboral hasta alcanzar su jubilación, las nuevas generaciones les han correspondido migrar de uno a otro trabajo, y hasta tener varios en simultáneo. Cuando esto sucede y se nos pide el criterio como expertos en una materia, es importante discernir a quien representamos al darlo, pues en la mayoría de las ocasiones no se nos contacta como persona física, con todo lo que esto implica en cuando a gustos, preferencias y afiliaciones, sino como representantes de una organización para la cual laboramos, siendo nuestro criterio extensivo a todo aquel que la conforma.
A inicios del presente año impartí un curso para funcionarios universitarios, quienes tienen por obligación, a raíz de su rango, dar a conocer los logros de sus investigaciones y emitir criterios técnicos a los medios de comunicación que les consulten. Por esta razón la prudencia y el discernimiento al emitir un criterio, debe considerar que representa a miles de funcionarios, e inclusive a toda una comunidad académica de la cual forman parte quienes están en el proceso formativo. Como todo vocero, resulta difícil desprenderse de lo que se piensa a título personal, y que se ve influido de cara a todos los roles que tenemos en la vida, razón por la cual, mediante ejercicios y teoría, trabajamos juntos/as por un óptimo desempeño en la vocería.
A Alejandra, Daniel, Daniela, Diego, Fernando, Griselda, Katherine, Laura, Luz María, Marianela, Pablo, Pamela, Adrián, Andrea, Carmen Grace, Ingrid, Jeimy, Karla, Karol, Keilor, Kryscia, Luis, Mariela, Tania, Vanessa y Vivian, dedico esta entrada al blog.
Como parte de los ejercicios efectuados en dos escenarios, un auditorio y una entrevista televisiva, identificamos una serie de oportunidades de mejora y recordatorios que consideré oportuno recapitular, los agrupo de acuerdo con su naturaleza:

Apariencia
1. La pulcritud al vestir, y pertinencia de los accesorios y prendas, así como los colores que se seleccionen, también comunican
2. Hay prendas cuya tela al rozar con el micrófono genera estática, es preferible utilizar algodón y evitar lo sintético, pero además elegir una indumentaria considerando que el micrófono debe sostenerse de ella en la mayoría de las ocasiones

La marca personal
3. Revisemos nuestras muletillas y evitémoslas
4. Ser congruentes con un estilo propio, en lo que respecta a hábitos y preferencias, nos hace únicos, representar a una organización no tiene porqué anular nuestra personalidad y uniformarnos
5. La gestualidad suma elementos a lo que comuniquemos, asegúrense de expresar emociones al expresarse y que estas sean percibidas como legítimas
6. Ser expertos/as en un tema los califica para ser consultados/as en dicha materia, ahora bien, recordemos que no basta con la experiencia, hay que actualizarse, documentarse y ser comedidos/as para que lo que se exprese represente a la organización en su totalidad

La Voz
7. Tomar café de previo al uso del micrófono, o cualquier bebida con azúcar, ensucia la dentadura y genera menor nitidez al vocalizar
8. Contar con un vaso con agua próximo, facilitará alcanzar la tranquilidad en momentos tensos en que se quiebre la voz
9. Grabarnos y escucharnos, nos ayudará a identificar si hablamos muy rápido, si nuestra dicción debe mejorar, o si somos percibidos planos y en consecuencia aburridos
10. Nuestra voz forma parte de la marca personal, existe la creencia que las voces graves son más creíbles o favorables, siendo todas las voces hermosas si se trabajan para que no generen distractores y resulten agradables a quien las escucha

El/la periodista
11. Conocer de previo al periodista y analizar su personalidad y estilo al interpelar, puede evitar sorpresas, hay que prepararse para encuentros empáticos
12. A todas las personas escuchar nuestro nombre nos resulta agradable y aflora una sutil sonrisa, si al conocer a alguien nos aseguramos de conocer su nombre y mencionarlo durante la conversación, puede ayudarnos a que la conversación se torne más agradable
13. Si un periodista hace una afirmación que no compartimos, es válido corregirlo con respeto y asertividad, porque el silencio valida su argumento y en consecuencia el sesgo

La preparación
14. Debemos repasar nuestros mensajes de previo, escribirlos, grabarlos, analizarlos, practicarlos, y memorizarlos, porque al hacerlo evitaremos incurrir en cacofonías gracias a que mentalmente fluirá nuestro mensaje, pero lo más importante, calará en la recordación
15. Todo argumento debe sustentarse en datos que lo hagan verosímil
16. Muchos mensajes generan poca recordación, por el contrario, pocos mensajes bien sustentados, a los que se apele reiteradamente en el trascurrir de la conversación, provocarán una apta colocación de esos argumentos que incidirá en que al editarse una información o redactarse, nuestro mensaje sea memorable
17. Evitemos caer en la trampa de criticar a alguien que cuestione el periodista, pues en calidad de vocero organizacional nuestro criterio es el de toda una institución
18. Cuando nuestros mensajes requieren la recordación de una serie de puntos, crear una palabra con las iniciales, o asociarlos en un orden específico, evitará omisiones involuntarias

La puesta en escena
19. Antes de iniciar una entrevista debemos preguntar dónde mirar, si tenemos un periodista al frente la mirada siempre se dirige a esta persona, la excepción es quien conduce, que debe buscar las diferentes cámaras, pero el entrevistado no debe hacerlo, pues las cámaras lo buscan a él o ella
20. La postura y prever nuestra comodidad en la que adoptemos, depararán el éxito de nuestra entrevista en un importante porcentaje
21. Tomarnos en serio el espacio en que nos encontramos y controlar emociones adversas o sensibles a ser mal interpretadas, es una obligación
22. No importa lo que pase en el entorno, debemos enfocarnos en nuestro/a interlocutor/a
23. Recuerden la frase célebre de Henry Kissinger “Espero que tenga las preguntas adecuadas para mis respuestas”, si bien puede interpretarse como engreído este mensaje, hay una verdad detrás de ella, las entrevistas son oportunidades para transmitir nuestros mensajes, y recibir o no las preguntas que deseamos, no debe ser una excusa para no colocarlos
24. Frases como: “Muy buena su pregunta”, “Gracias por consultarme sobre ese tema”, “En el caso”, “En ese sentido” y otras similares, pueden ser recursos para ganar tiempo que nos ayude a ordenar las ideas, pero de abusarse de este, en vez de ser útil puede distraer y hasta molestar
25. La mejor intervención es aquella con cuyos mensajes nos sentimos comprometidos y creemos firmemente en su contribución a la sociedad en la que nos desenvolvemos

A mis alumnos gracias por sus enseñanzas en este proceso lectivo, quiero reconocerles características que los/as destacaron por:
• La facilidad de Adrián para hacer ver simple lo complejo, y volverse memorable
• El esmero de Andrea por la actualización profesional
• La capacidad de Alejandra de interesarse más allá de su campo de estudio y reconocer con humildad el valor de otros conocimientos
• La pasión por explicar la importancia de recrearse de Carmen Grace y hacernos reflexionar respecto a nuestros hábitos
• La búsqueda de Daniel por hacer de las matemáticas un tema del que se hable y desmitificar la capacidad de comprenderlas
• La rigurosidad científica de Daniela al hablar de economía
• El interés legítimo de Diego por relacionar la teoría con lo que acontece en el entorno
• El manejo de la Ley de Hostigamiento Sexual de Ingrid y su esmero por hacerla cumplir
• La prudencia de Fernando y el compromiso con hacer brillar al Instituto de Investigaciones en Salud (INISA)
• Lo agradable que es escuchar a Griselda por su capacidad de envolvernos al explicar el alcance del Centro de Investigación en Biología Celular
• La confianza de Jeimy y rigurosidad factual
• La memoria privilegiada de Karla y su compromiso con los equipos deportivos universitarios
• El estilo auténtico e impecable de Karol, que imponen su presencia, lo cual suma a su elocuencia al expresarse
• El interés por mejorar de Katherine y reconocerse virtudes
• El humor fino y facilidad de tomar control de una entrevista de Keilor mediante el manejo del storytelling y enmarcando sus mensajes en el ámbito adecuado
• La empatía que transmite Kryscia y su capacidad de humanizar la informática y hacerla accesible a la primera infancia
• La autoconfianza de Laura y crecimiento como vocera del Centro de Investigación y Contaminación Ambiental
• El potencial de Luis para transmitir la economía como una ciencia cercana a todos/as, desde el uso del lenguaje inclusivo hasta su facilidad para explicarla
• El respeto de Vanessa y capacidad de salirse de zonas pantanosas
• El profesionalismo de Vivian y fluidez al poner en palabras la importancia del diseño
• La cercanía que trasmite Luz María desde un lenguaje cotidiano que conecta con la audiencia
• El compromiso de Marianela con el respaldo de la universidad a la enseñanza de las lenguas extranjeras
• El manejo escénico de Pablo y su interés por la regionalización de la enseñanza universitaria y acercar la sicología al ámbito cotidiano
• El esmero de Pamela por llevar a toda la comunidad académica el Bienestar en Salud
• La precisión de Tania al elaborar una posición en materia de migraciones y ciencias políticas en general

Sobre la autora:
Es docente universitaria y estratega en comunicación organizacional con más de dos décadas de experiencia. Ha asesorado a alrededor de 50 jerarcas del Poder Ejecutivo durante un mismo mandato, así como voceros de 4 organizaciones sociales sin fines de lucro, 2 instituciones estatales y 18 empresas, de sectores diversos como el deportivo, cultural, bienes raíces, aeroportuario, negocios, banca, tecnología, construcción, zonas francas, industria médica, entre otros.